Oppdatering 28 nov.
Nye Vedtekter ble enstemmig vedtatt på det ekstraordinære årsmøtet 25 november.
Her er styrets forslag til endrede vedtekter for HTK. Grunnen til at styret ønsker å endre vedtektene er at vi i et åpent budsjettmøte på slutten av hvert år skal fastsette medlemskontingenter og vedta budsjettet i påfølgende år. Dette slik at vi har vedtatt et budsjett før vi går inn i et nytt år og ikke som nå i slutten av februar under årsmøtet når vi alt er godt i gang med det nye året
Forslag til nye vedtekter:
Vedtekter for Halden Tennisklubb
Vedtektene er første gang vedtatt på årsmøte 14.02.2016 etter påbud fra NIF i idrettslagenes tilknyttet NIF sine vedtekter. Vedtektene er endret og sist vedtatt: 25.11.2016 (§§3-siste ledd, 5-siste setning, 12 pkt.4 og 6, 14 – ny, 15-18 – nye nummer.)
§1 Formål
Laget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Lagets formål er å drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund og gjennom samarbeid og kameratskap å fremme idrett i sunne former.
§2 Organisatorisk tilknytning
Laget er medlem av Norges Idrettsforbund gjennom Østfold Idrettskrets. Laget er medlem av Norges Tennisforbund.
Laget hører hjemme i Halden kommune, og er medlem av Halden Idrettsråd. Reglene i NIFs lov kapittel 1, 2, 5, 11, 12 og 13 gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i lagets egen lov.
§3 Medlemmer
Alle som lover å overholde lagets og overordnedes idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem.
Forøvrig plikter ethvert medlem å overholde NIFs, dets organisasjonsledds, samt lagets lover og bestemmelser.
En søker kan ikke tas opp som medlem uten at økonomiske forpliktelser til andre organisasjonsledd og medlemmer i NIF er gjort opp.
Ved innmelding oppgis fødselsdato og bopelsadresse. Opptak av nytt medlem skal straks føres inn i medlemsprotokollen. Medlemskap i laget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt.
Utmelding og opphør av medlemskap må meldes klubben skriftlig innen årets slutt, året før man ikke ønsker å være medlem. I praksis betyr dette før 31.12., noe som samsvarer med NIF sine lover, bestemmelser og retningslinjer.
§4 Stemmerett og valgbarhet
For å ha stemmerett på lagets møter må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned, og ikke skylde laget kontingent.
Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i laget, og som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd.
Det kan ikke velges representant som er arbeidstaker i laget. Dette gjelder ikke for representanter som er valgt av og blant de ansatte, eller som er spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i laget.
§5 Kontingent
Kontingenten fastsettes av budsjettmøte og betales forskuddsvis.
Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlem i laget.
Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet fortsatt skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra lagets side.
Utestående kontingent kan og vil bli sendt til inndrivelse av eksternt selskap.
§6 Tillitsvalgtes godtgjørelse
Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet.
Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjøring for sitt arbeid. Utgifter til godtgjørelse og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av lagets budsjett og regnskap.
§7 Inhabilitet
For lagets tillitsvalgte, oppnevnte tillitspersoner og ansatte, gjelder NIFs inhabilitetsregler.
§8 Straffesaker
For alle straffesaker gjelder NIFs lov kapittel 11 (NIFs Straffebestemmelser).
§9 Årsmøte
Lagets høyeste myndighet er årsmøtet som holdes hvert år i februar måned.
Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel, direkte til medlemmene eller ved kunngjøring i pressen.
Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.
Alle lagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede.
Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall representanter/medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøte ikke er vedtaksført kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav om minimumsdeltakelse.
Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på saklisten senest 1 uke før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med vedtak om godkjenning av sakliste.
§10 Ledelse av årsmøtet
Årsmøtet ledes av valgt dirigent. Dirigenten behøver ikke å være medlem av laget.
§11 Stemmegivning på årsmøtet
Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene.
Valg foregår hemmelig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det.
Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke og stemmene anses ikke avgitt.
Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer.
Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle for å anses valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter.
Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.
Årsmøtet skal:
- Behandle årsmelding
- Behandle lagets regnskap i revidert stand. Det skal hvert år avsettes 25 % av overskuddet til et fond som skal brukes til fremtidige nyanlegg-/anleggsinvesteringer. Pengene settes på egen bankkonto.
- Behandle innkomne forslag
- Fastsette kontingent
- Vedta lagets regnskap
- Vedta lagets reviderte budsjett.
- Bestemme lagets organisasjon (jfr. $ 15)
- Velge:
- Leder og nestleder.
- 3 styremedlemmer – deriblant Kasserer og Sekretær – og 2 varamedlemmer til styret.
- To revisorer.
- Representanter til ting i de organisasjoner klubben er tilsluttet.
- Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem Ved valgene skal det velges kandidater/representanter fra begge kjønn. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn. Dette gjelder ikke i råd og utvalg mv. som består av 3 eller færre medlemmer.
- 13 Ekstraordinære årsmøter
Ekstraordinære årsmøter holdes når styret eller overordnet idrettsmyndighet bestemmer det, eller når minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen
§14 Budsjettmøte
Budsjettmøte skal avholdes i november hvert år.
Budsjettmøte innkalles av styret med minst 3 ukers varsel, direkte til medlemmene, hjemmeside eller ved kunngjøring i pressen. Det holder at en av disse benyttes.
Sakspapirer skal være tilgjengelig for medlemmer minst 1 uke før budsjettmøte.
Budsjettmøte er beslutningsdyktig med det antall stemmer som møter. Vedtak som fattes må ikke stride mot Norges Idrettsforbunds, Norges Tennisforbunds eller Halden Tennisklubbs lover, bestemmelser og vedtekter.
For å lede budsjettmøte skal det velges/utpekes:
Budsjettmøtet oppgave:
- Fastsette medlemskontingenter
- Fastsette treningsavgifter
- Fastsette leiepris av baner for medlemmer og ikke medlemmer
- Vedta klubbens budsjett
§15 Styret
Laget ledes av styret som er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene.
Styret skal:
- Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser.
- Oppnevne etter behov komitéer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.
- Administrere og føre nødvendig kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.
- Bank- og postgirokonti vedr. drift disponeres av Styrets leder og Kasserer hver for seg. Øvrige konti disponeres av Styrets leder og Kasserer i fellesskap.
- Etter evne søke å løse lagets oppgaver, jfr. § 1, ved treningsvirksomhet, stevneopplegg og på annen måte ivareta lagets og medlemmenes interesse, herunder aktivt informere medlemmene om forhold av interesse og betydning.
- Representere laget utad.
Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Over styrets møter føres protokoll.
Laget kan organiseres med avdelinger og/eller grupper. Disse kan ledes av oppnevnte tillitspersoner eller av valgte styrer. Lagets årsmøte bestemmer opprettelsen av avdelinger/grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For avdelinger/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse.
Endringer i denne lov kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på saklisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringer må godkjennes av Idrettsstyret, og trer ikke i kraft før de er godkjent. § 18 kan ikke endres.
Oppløsning av laget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Sammenslutning med andre lag anses ikke som oppløsning av laget. Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jfr., § 16.
I tilfelle oppløsning eller annet opphør av laget tilfaller lagets eiendeler NIF eller formål godkjent av idrettskretsstyret. Ved oppløsning sendes lagets arkiv til idrettskretsen.
